Электронная трудовая книжка: что важно знать

Электронная трудовая книжка — это современный официальный документ, который содержит полную и достоверную информацию о трудовой деятельности работника. Данный документ ведется и хранится в электронном виде в базе данных Социального фонда России (СФР). Электронная трудовая книжка служит аналогом традиционной бумажной трудовой, обеспечивая сохранность данных и упрощая обмен информацией между работником, работодателем и государственными органами.

Что именно отражается в электронной трудовой книжке?

Личные данные сотрудника, такие как полное имя, дата рождения и индивидуальный номер страхового свидетельства (СНИЛС). Эти данные необходимы для точной идентификации работника и предотвращения ошибок при ведении учета трудовой деятельности.
Сведения о работодателе, включающие полное наименование компании или организации, ИНН, а также реквизиты, подтверждающие официальное трудоустройство работника.
Информация о занимаемой должности, профессии или виде выполняемой работы, что позволяет определить специализацию и квалификацию сотрудника на различных этапах его трудовой деятельности.
Все изменения, связанные с трудовым договором: прием на работу, переводы на другие должности или подразделения, увольнения, а также временные приостановки и последующее возобновление работы. Такие записи отражают динамику карьерного роста и изменений в статусе работника.
Дата подачи заявления работником о выборе формата ведения трудовой книжки — бумажная или электронная версия. Это позволяет учесть предпочтения сотрудника и обеспечивает возможность одновременного ведения обеих форматов при необходимости.

Ведение и оформление электронной трудовой книжки

Работодатели обязаны передавать в Социальный фонд России информацию обо всех периодах работы своих сотрудников, начиная с 1 января 2020 года. Это обеспечивает централизованное и своевременное обновление трудовой истории работников.
Если сотрудник желает включить сведения о своей трудовой деятельности, которая имела место до 1 января 2020 года, он может обратиться в СФР лично, воспользоваться порталом Госуслуг или обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ). Для этого необходимо предоставить оригинал бумажной трудовой книжки или ее заверенную копию, а также другие подтверждающие документы, например, справки с предыдущих мест работы.
В случае, если сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель продолжает вести обе версии документа — бумажную и электронную, обеспечивая их синхронизацию и корректность записей.
Если сотрудник выразил желание отказаться от бумажной трудовой книжки, работодатели выдают ему бумажный документ на руки, после чего вся дальнейшая информация передается исключительно в электронном виде.
Для новых работников, впервые устроившихся на официальную работу начиная с 1 января 2021 года, оформление традиционной бумажной трудовой книжки не осуществляется — ведение трудовой истории ведется только в электронном формате, что упрощает процесс и снижает возможность ошибок.

Где можно получить сведения из электронной трудовой книжки?

Обратиться напрямую в Социальный фонд России, где хранятся все данные о трудовой деятельности.
Через портал Госуслуг — удобный онлайн-сервис, позволяющий получить нужную информацию в любое время без необходимости личного посещения государственных учреждений.
В Многофункциональных центрах (МФЦ), которые предоставляют комплекс услуг, в том числе и по вопросам трудовых отношений и ведения трудовых книжек.
Обратиться к своему работодателю, который обязан предоставить сведения о периодах работы сотрудника в компании за время трудовой деятельности.

При приеме на работу работодатели имеют право запросить у кандидата либо электронную трудовую книжку, либо бумажный документ, либо оба варианта сразу. Исключение составляют лица, впервые устроившиеся на работу после 1 января 2021 года, для которых бумажная трудовая книжка уже не оформляется.

Важно отметить, что сведения, содержащиеся в электронной трудовой книжке, обладают той же юридической силой, что и записи, сделанные в традиционной бумажной версии документа. Это означает, что все данные о трудовом стаже, должностях, переводах и увольнениях являются официальными и могут использоваться для подтверждения трудового стажа, пенсионных накоплений и других целей.

Таким образом, электронная трудовая книжка представляет собой удобный, надежный и современный инструмент учета трудовой деятельности работников, который способствует автоматизации и упрощению процессов взаимодействия между работником, работодателем и государственными учреждениями.